Vad Flow gör, vad det kostar och vad det inte gör.

Haimoo Flow är ett webbaserat program för orderhantering på kafferosterier. Det samlar företagskundernas beställningar i en kö, räknar ut dagens rostningsbehov per kaffe, styr packningen i telefonen, gör fraktsedlar via Shipit och visar försäljningen som rapporter. Flow görs av Haimoo Company Oy i Vichtis, och Haimoo Roastery använder det för sina egna beställningar.

Ett litet eller medelstort rosteri med återkommande företagskunder, där beställningarna kommer per e-post, per telefon och över disken. En typisk användare rostar varje vecka och levererar till caféer, restauranger, kontor och butiker. Se mer på sidan För vem Flow passar.

Flow sparar inte rostprofiler och läser inte rostmaskinens temperaturkurvor. Det gör inte fakturor eller bokföring, och det är inte en webbutik för konsumenter. Prenumerationer för konsumenter ingår inte i Flow.

Delvis. Cropster och liknande internationella tjänster fokuserar på rostprofiler, kvalitetskontroll och bred verksamhetsstyrning, och priset stiger ofta med rostningsvolymen. Flow sköter beställningens väg genom rosteriet från beställning till leverans, fungerar på finska och kostar lika mycket varje månad. Till rostprofiler tar Flow inte ställning: det gör rostmaskinens eget program fortfarande.

Finska, engelska och svenska. Du kan byta språk under Inställningar, och meddelandemallar kan skrivas på finska och engelska.

Flow är för närvarande tillgängligt för företag som är registrerade i Finland. Du behöver ett finländskt FO-nummer för att registrera dig. Vid registreringen ska handelsregistret visa ett aktivt företag med finländsk adress och en webbplatsdomän som motsvarar domänen i din e-postadress.

Nej. Flow fungerar i webbläsaren på dator, surfplatta och telefon.

Ange företagets namn och e-postadress, öppna länken du får, ange ditt finländska FO-nummer, skapa ett konto, bekräfta e-postadressen och betala den första månaden. Därefter lägger du till dina egna produkter och kunder. Varje företag börjar med ett tomt sortiment.

En prospektlista kan importeras från en CSV-fil, högst 500 rader åt gången, och Flow hoppar över rader som redan finns i Flow. Kunder och produkter läggs till med formulär. Om du har mycket att flytta kan du fråga oss på hello@haimoo.fi.

Ägaren bjuder in en person med e-postadress under Inställningar och väljer roll: medlem eller ägare. Inbjudningslänken kan användas en gång och gäller i sju dagar. En medlem använder beställningar, rostning, packning och lager; en ägare ser dessutom Inkorgen, inköpspriser, inköpspartier och prospekter och sköter faktureringen.

Personens behörighet och alla aktiva sessioner upphör genast. Personen kan komma tillbaka bara med en ny inbjudan.

Flow hämtar meddelanden från en av företagets e-postlådor när du öppnar Inkorgen eller trycker på hämtningsknappen. Beställningsmeddelanden från kända kunder visas i Inkorgen, och du skapar beställningen från meddelandet. Varje beställning är alltså kontrollerad innan den går till rostning.

En beställning rostas dagen före leveransen. På dagens rostlista finns de beställningar som ska levereras i morgon samt försenade beställningar och beställningar utan leveransdatum.

Ja, när det färdiga kaffet är en artikel i Lager som är kopplad till produkten som färdig produkt och följs i kilo eller gram. Lagret används först för beställningarna med det tidigaste leveransdatumet.

Rostningsförlusten anges i procent under Inställningar. Flow delar det rostade behovet med (1 − förlust): 14,5 kg rostat är 17,4 kg råkaffe vid 16,5 % förlust. Satsstorleken delar upp kaffet i satser.

Ja. Den skickade delen registreras som ett eget paket, och resten blir kvar och väntar i packningskön som en egen omgång.

Flow är gjort för rosterier, men produkterna kan också ha andra enheter: styck, liter, milliliter och meter. Te, sirap och tillbehör går genom samma beställningar och räknas inte in i rostningsbehovet.

Ja. Packningskön är gjord särskilt för telefonen, och de andra vyerna anpassas till telefonens storlek. I telefonens nedre meny finns Översikt, Order, Rostning, Packning och Kunder.

För fraktsedlar, ja: Flow använder företagets eget Shipit-konto, och Shipit fakturerar transporterna enligt ditt eget avtal. Resten av Flow fungerar utan det, och en beställning kan märkas för avhämtning på rosteriet.

Fram- och baketiketter skrivs ut från mallar som du har gjort i Canva. Rostdatumet är redan ifyllt på utskriften, och du kan ändra det. Förpackningsstorleken kommer från orderraden. Mallarna är företagets egna, så utseendet är ditt.

Ja. Från beställningen skrivs en packlista i A4 ut, för kartongen eller mottagaren.

Egna artiklar i egna grupper: till exempel råkaffe, rostat kaffe och påsar. Saldot är summan av registreringarna, och varje registrering stannar i loggen med orsak och vem som gjorde den. En registrering kan inte ändras i efterhand; ett fel rättas med en ny registrering.

Leverantör, mängd, inköps- och mottagningsdatum, pris, valuta, frakt som hänförs till partiet och referenser. Flow räknar ut priset per enhet med frakt: till exempel 60 kg à 7,10 € och frakt 45 € blir 7,85 €/kg. Korrigeringar stannar i historiken.

I veckor, från förbrukningen de senaste 8 veckorna. Leverantörens leveranstid räknas från de senaste inköpspartierna, från beställningsdatum till ankomst. Beställ nu listar artiklar som är under minimum eller räcker mindre än fyra veckor.

Nej. Rapporterna visar försäljningen utan moms, och månadsförsäljningen finns som en CSV-fil för bokföringen.

Senaste beställningsdatum plus kundens vanliga beställningsrytm, som är medianen av kundens egna intervall mellan beställningar. Som produkter föreslås de som har funnits med i minst hälften av de tre senaste beställningarna. Uppskattningen kräver minst två beställningar på olika dagar, och den räknas ut i webbläsaren utan någon utomstående tjänst.

155 euro i månaden inklusive 25,5 % moms, alltså 123,51 euro utan moms. I priset ingår alla funktioner och alla användare i företaget, och det beror inte på hur mycket du rostar.

Nej. Du kan ändå säga upp abonnemanget när som helst, och användningen fortsätter till slutet av den betalda månaden.

Själv, under Abonnemang och fakturering i Flow. Användningen fortsätter till slutet av den betalda månaden, och slutdatumet visas i Flow.

Med kort i Stripes betalningsvy. Kortuppgifter matas inte in i Flow. Betalningssättet kan bytas i Stripes kundportal.

Företagets inbjudna användare. Varje företags uppgifter är åtskilda på radnivå i databasen, och uppgifter som hör till ägaren, som inköpspriser och prospekter, visas inte för medlemmarna. Haimoos administratörer ser användarna, abonnemangets status och loggarna.

På en server i Helsingfors, i Hetzners datacenter. Databasen säkerhetskopieras varje natt. Läs mer på sidan Data och säkerhet.

Nej. Uppskattningen av kundens nästa beställning räknas ut i din webbläsare från beställningshistoriken, och inga uppgifter skickas till en AI-tjänst eller någon annan utomstående tjänst.

Nej. Till dina kunder skickar Flow bara de meddelanden du själv skickar, som order- och leveransbekräftelser, och om du vill en automatisk kvittens på ett inkommande meddelande. Du kan märka ett prospekt med Ingen marknadsföring, och då skickar Flow inga meddelanden till det.