Guide för rosterier
Order- och leveransbekräftelser: vad som ska stå i meddelandet och vem det går till.
En orderbekräftelse berättar för kunden att beställningen har tagits emot och när kaffet kommer. En leveransbekräftelse berättar att kaffet är på väg. En bra bekräftelse är kort, innehåller de uppgifter som gör att kunden upptäcker ett fel i tid och går till rätt personer.
Haimoo Company Oy · Publicerad 1 november 2026 · Lästid cirka 4 minuter
Varför skicka en bekräftelse
Bekräftelsen är det sista tillfället då fel malning eller fel datum är lätt att rätta. Efter det är kaffet redan rostat. Den minskar också samtalen: när kunden vet leveransdatumet behöver kunden inte fråga.
En orderbekräftelse innehåller
- Ordernummer, så att kunden kan hänvisa till det.
- Produkter med mängder och påsstorlekar.
- Malning radvis, om kaffet mals.
- Leveransdatum och leveranssätt: transport eller avhämtning.
- Leveransadress, särskilt om kunden har flera.
- Pris, och om det är med eller utan moms.
- En kontaktuppgift som man kan svara direkt till.
En leveransbekräftelse innehåller
Samma ordernummer, vad som gick i väg, när det är framme eller kan hämtas och eventuell spårningsinformation. Om beställningen levereras i delar, berätta vad som gick i väg nu och vad som kommer senare.
Exempel på meddelande
Ämne: Orderbekräftelse 1052: leverans på torsdag
Hej Ella,
Tack för din beställning. Vi levererar torsdag 5.11. till Rantakatu 1, Staden.
6 × 1 kg Rituaali, böna
10 × 250 g Rituaali, filtermalning
Om något är fel, svara på det här meddelandet senast på tisdag.
Namnen och siffrorna i exemplet är påhittade.
Vem meddelandet går till
Företagets huvudadress är inte alltid samma person som beställde. På en restaurang kan den som beställer, köket och inköpen vara olika personer. Skicka bekräftelsen till dem som behöver den, och skicka ett eget meddelande till var och en: då ser ingen de andras adresser, och hälsningen kan vara personlig.
Vanligaste felen
- Bekräftelsen går till fel adress eftersom ett gammalt meddelande kopierades.
- Malningen saknas, och kunden märker det först på paketet.
- Leveransdatumet är vagt, som "nästa vecka".
- Ingen vet om meddelandet gick i väg, så det skickas två gånger eller inte alls.
Så gör Haimoo Flow
I Flow skickas bekräftelsen från beställningen. Förhandsgranskningen visar meddelandet så som mottagaren ser det, och som mottagare kan du välja kundens huvudadress och kontaktpersoner. Var och en får ett eget meddelande med eget namn, och meddelandet kan inte skickas till något annat än kundens egen adress. I beställningens historik syns varje utskick med adresser. Läs mer om Order.
Frågor om bekräftelser
Alla frågorVad ska finnas i en orderbekräftelse?
Ordernummer, beställda produkter med mängder och påsstorlekar, malning, leveransdatum, leveranssätt och leveransadress samt pris. Dessutom en kontaktuppgift att svara till om något är fel.
Vem ska bekräftelsen gå till?
Kundens huvudadress och den person som beställde eller tar emot kaffet. På en stor restaurang kan den som beställer, köket och inköpen vara olika personer.
Vad är skillnaden mellan order- och leveransbekräftelse?
En orderbekräftelse säger att beställningen har tagits emot och när den levereras. En leveransbekräftelse säger att kaffet har gått i väg eller kan hämtas.