Flows villkor och dataskydd.

1. Användarvillkor

1.1 Parter och tjänst

Tjänsten tillhandahålls av Haimoo Company Oy, FO-nummer 3639335-2, Haimoontie 248, 03400 Vichtis, Finland ("Haimoo"). Kontaktadressen är hello@haimoo.fi.

Kunden är det företag för vars räkning Flow-kontot öppnas. Flow är avsett för företag som är registrerade i Finland. Registreringen kräver ett finländskt FO-nummer, en giltig anteckning i handelsregistret och att e-postens domän motsvarar den webbplats som företaget har anmält till Patent- och registerstyrelsen. Uppgifterna kontrolleras från myndighetens öppna data. Tjänsten erbjuds inte till konsumenter. Den som öppnar kontot försäkrar att personen har rätt att teckna abonnemanget och godkänna dessa villkor för företagets räkning.

1.2 Pris och betalning

Flow kostar 155 euro i månaden inklusive 25,5 procent moms (123,51 euro + moms). Priset gäller hela företaget och beror inte på antalet användare. Det finns ingen provperiod. Faktureringen börjar när ägaren tecknar abonnemanget i Stripes betalningsvy. Stripe hanterar betalningssätt, betalningar och fakturor. Haimoo meddelar om prisändringar per e-post minst 30 dagar i förväg.

1.3 Användare och ansvar för uppgifterna

I företaget finns två roller: ägare och medlem. Ägaren hanterar inställningar, Inkorgen, prospekter, inköpsuppgifter, användare och fakturering. Kunden ansvarar för sina användare, för att skydda sina inloggningsuppgifter och för att Kunden har rätt att behandla de uppgifter den sparar i Flow och att skicka de meddelanden den skickar från Flow. Den e-postlåda och det Shipit-konto som Kunden kopplar till Flow ska vara under Kundens kontroll.

1.4 Tjänstens nivå

Flow tillhandahålls i befintligt skick. Haimoo utvecklar tjänsten, och funktionerna kan ändras. I den här versionen utlovas ingen viss tillgänglighetsprocent, svarstid, återställningstid eller gottgörelse. Support ges per e-post på hello@haimoo.fi.

1.5 Betalningsstörning, avbrott och upphörande

Om en betalning misslyckas fortsätter användningen i sju dagar från det första misslyckandet. Därefter spärras tillgången till uppgifterna. Om Stripe avslutar abonnemanget startas det på nytt från faktureringsvyn. Uppgifterna bevaras.

Haimoo kan avbryta ett företags användning på grund av betalningstvist, missbruk, avtalsbrott eller säkerhetsincident. Avbrottet avslutar pågående sessioner genast och spärrar tillgången till affärsuppgifterna. Det avslutar inte abonnemanget eller Stripes fakturering: ägaren kan fortfarande logga in och säga upp abonnemanget.

1.6 Äganderätt till och användning av uppgifter

Kundens uppgifter tillhör Kunden. Haimoo äger programvaran och dess dokumentation. Haimoo använder inte Kundens uppgifter för reklam, profilering eller träning av modeller, och Flow-appen skickar dem inte till AI-tjänster. Haimoo meddelar i förväg och begär godkännande om detta ändras. AI-agenter som Haimoos administration använder beskrivs i punkt 2.3.

1.7 Ansvarsbegränsning

Haimoo ansvarar inte för indirekta skador, som förlorad vinst eller försäljning. Haimoos sammanlagda ansvar är begränsat till de avgifter Kunden har betalat under de senaste 12 månaderna. Begränsningarna gäller inte uppsåtligt eller grovt vårdslöst handlande.

1.8 Ändring av villkoren och tillämplig lag

Haimoo meddelar om väsentliga villkorsändringar per e-post minst 30 dagar i förväg. Om Kunden inte godkänner ändringen kan Kunden säga upp abonnemanget innan ändringen träder i kraft. På avtalet tillämpas finsk lag. Tvister löses i första hand genom förhandling och därefter i Helsingfors tingsrätt. Om språkversionerna avviker från varandra gäller den finska versionen.

2. Dataskyddsbeskrivning

2.1 Roller

Haimoo Company Oy är personuppgiftsansvarig för användarkonton, inloggning, fakturering, kundrelationen, supportärenden och tjänstens säkerhetsloggar. Kunden är personuppgiftsansvarig för de uppgifter om sina kunder, kontaktpersoner och andra personer som Kunden sparar i Flow, och Haimoo behandlar dem för Kundens räkning enligt punkt 5.

2.2 Uppgifter som Haimoo är personuppgiftsansvarig för

• Användarkonto: namn, användarnamn, e-postadress, bcrypt-hashvärde av lösenordet, roll, kontots status, tidpunkt för bekräftelse av e-post och tidsstämplar. Om användaren tar i bruk biometrisk inloggning också enhetens publika nyckel och namn.
• Session: hashvärde av sessionsidentifieraren, enhetens namn, senaste användningstid och utgångstid.
• Registrering och fakturering: företagets namn, FO-nummer, adress, telefonnummer, namn på den som öppnar kontot, roll och tidpunkt för försäkran, faktureringsuppgifter, Stripes kund- och abonnemangsidentifierare samt abonnemangets status.
• Säkerhet och administration: hashvärden av inloggningsförsök, serverloggar (IP-adress, tid, begärans metod och sökväg, status och varaktighet), mottagare och status för skickade kontomeddelanden, händelselogg samt historik och orsakskod för avbrott. Orsakskoden kan vara en personuppgift om Kunden är enskild näringsidkare. Haimoos interna supportanteckningar.

Syftet med behandlingen är att tillhandahålla tjänsten, sköta avtalet och faktureringen, förhindra missbruk och uppfylla lagstadgade skyldigheter. Grunden är avtal och åtgärder som föregår avtal, för bokföringen en rättslig förpliktelse och för säkerhetsloggarna Haimoos berättigade intresse av att skydda tjänsten och utreda störningar. Uppgifterna fås från användaren själv, från Kunden, från Stripe och från Patent- och registerstyrelsens öppna data. Haimoo fattar inga automatiserade beslut som har rättsliga följder för den registrerade.

2.3 Vem som ser uppgifterna

Haimoos administrationsvy visar företagen, ägarens och användarnas namn, användarnamn och e-postadresser, kontonas status, senaste inloggning, abonnemangets status och faktureringsdatum, antal, tidpunkt för senaste beställning, händelselogg, supportanteckningar samt e-postlogg och inbjudningar i maskerad form. Den öppnar inte beställningar, kunder eller meddelanden, och administrationen kan inte logga in som användare. De personer hos Haimoo som sköter servern och databasen och de AI-agenter de styr (Anthropics Claude) har ändå teknisk tillgång till uppgifterna. Tillgången används bara när utredning av en störning, informationssäkerhet, lag eller Kundens begäran kräver det. Om en agent då läser uppgifter kan de överföras till Anthropic.

2.4 Plats och överföringar

Flow och dess databas körs på en server hos Hetzner Online GmbH i Helsingfors. Krypterade säkerhetskopior kopieras till en separat server hos Haimoo. Stripe, Google och Anthropic kan behandla uppgifter även utanför EES enligt sina egna villkor och överföringsmekanismer. En e-postserver som Kunden själv väljer kan finnas var som helst, och Kunden ansvarar för den.

2.5 Lagring och radering

• En session går ut efter åtta timmar. Engångslänkar: inbjudan och registreringslänk 7 dagar, bekräftelse av e-post 24 timmar.
• Konto- och företagsuppgifter bevaras under kundförhållandet. Flow raderar dem inte automatiskt. Uppgifterna bevaras också efter att abonnemanget har upphört, så att abonnemanget kan startas på nytt, tills Kunden begär radering.
• En begäran om radering skickas till hello@haimoo.fi. Tjänsten har ingen funktion för att radera ett helt företag eller konto, men enskilda uppgifter, som beställningar, kontaktpersoner och prospekter, kan du radera själv. Haimoo raderar eller anonymiserar uppgifterna inom 30 dagar från begäran, med undantag för bokföringsuppgifter och uppgifter som behövs för rättsliga anspråk eller för att utreda säkerhetsincidenter.
• Appens serverloggar bevaras i högst 12 månader.
• Säkerhetskopior försvinner genom rotation: på produktionsservern finns de sju senaste kopiorna och på den separata servern de 14 senaste samt alla som är yngre än 14 dagar. Raderade uppgifter försvinner från dem i takt med rotationen.
• Bokföringsmaterial bevaras enligt bokföringslagen.

2.6 Rättigheter

Du kan begära tillgång till dina uppgifter, rättelse eller radering av dem, begränsa behandlingen, invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse och begära dataportabilitet via hello@haimoo.fi. Om dina uppgifter finns i Flow som kund eller kontaktperson hos ett annat företag riktas begäran i första hand till det företaget, och Haimoo hjälper det. Du kan lämna in ett klagomål till Dataombudsmannens byrå.

3. Kakor och lagring i webbläsaren

Flow-appen använder inte kakor, reklam eller spårning. Inloggningsidentifieraren lagras i webbläsarens sessionStorage-minne, som töms när fliken stängs. Samma minne håller en tillfällig identifierare under registreringen. I webbläsarens localStorage-minne sparas språkval, en ledtråd om biometrisk inloggning, senaste e-posthämtning och arbetsvyns tillstånd, som senast öppnade flikar, markeringar på rostlistan och packningssteg.

Produktwebbplatsen mäter besök med Haimoos egen tjänst Haimoo Analytics. Den använder inte kakor och lagrar ingenting i webbläsaren. Webbläsaren skickar sidans adress, den hänvisande sidan och kampanjtaggar. IP-adressen används för att härleda en besöksidentifierare som byts dagligen samt land och stad, och den sparas inte i analysdatabasen. Vi sparar sidans sökväg, den hänvisande sidans domän, webbläsare, operativsystem och enhetstyp i högst tre år. I serverloggen för produktwebbplatsen och mätningen blir IP-adress, tid, begäran, hänvisande sida och webbläsarens identifierare kvar i 14 dagar. Grunden är Haimoos berättigade intresse av att förstå hur webbplatsen används. I appen finns inte den här mätningen.

4. Uppsägning och återbetalningar

Ägaren kan säga upp abonnemanget när som helst från faktureringsvyn i Flow eller från Stripes kundportal. Uppsägningen träder i kraft i slutet av den betalda månaden, och användningen fortsätter till dess. Därefter upphör tillgången till uppgifterna tills abonnemanget startas på nytt.

En påbörjad månad gottgörs inte för oanvänd tid. En felaktig eller dubbel debitering rättas: skriv till hello@haimoo.fi och uppge företag, fakturans identifierare och debiteringsdatum. Skicka inte kortnumret per e-post.

Om du vill ta med dig uppgifterna innan du lämnar tjänsten kan du själv få en sammanställning av den synliga beställningslistan som CSV-fil (högst de 1000 senaste beställningarna), en kundspecifik rapport och månadsförsäljningen, och ägaren lagertabellen. Alla uppgifter kan inte exporteras själv. Övriga uppgifter, som kunder, kontaktpersoner, produkter och meddelanden, levererar vi på begäran i maskinläsbar form inom 30 dagar.

5. Personuppgiftsbiträdesavtal

5.1 Föremål och instruktioner

Den här punkten är ett avtal mellan Kunden och Haimoo om behandling av personuppgifter (artikel 28 i GDPR). Föremålet för behandlingen är att tillhandahålla tjänsten Flow, och den pågår under avtalstiden och till dess att raderingen enligt punkt 2.5 är slutförd. Behandlingen består av lagring, organisering, sökning, redigering, visning för Kundens användare, utskick av meddelanden på Kundens begäran, export och radering.

Haimoo behandlar personuppgifter bara enligt Kundens dokumenterade instruktioner, som utgörs av dessa villkor och Kundens åtgärder i tjänsten, om inte lag kräver något annat. Haimoo meddelar Kunden om en instruktion enligt Haimoos bedömning strider mot dataskyddslagstiftningen.

5.2 Registrerade och uppgifter

Registrerade är Kundens kunder, deras kontaktpersoner, prospekter, leverantörer, beställare, mottagare och avsändare av e-post. Uppgifterna är namn, kontaktuppgifter, företag och FO-nummer, leveransadress, beställningar, anteckningar, prospektuppgifter, försäljningsmöjligheter, uppgifter, aktiviteter, taggar, kundpriser och uppgifter om försändelser. Av meddelanden sparas mottagare, ämne och hela innehållet i skickade meddelanden. Av inkommande meddelanden sparas avsändare som är en känd kund eller ett känt prospekt, ämne, tid och ett utdrag på högst 1000 tecken. Bilagor sparas inte. Meddelanden från okända avsändare sparas inte.

När ägaren öppnar vyn Inkorg eller Prospekter (högst var femte minut) eller trycker på hämtningsknappen läser Flow rubrikuppgifterna för de 25 senaste meddelandena i mappen Inkorg och texten i meddelanden från kända avsändare. Flow varken märker eller raderar meddelanden. Av ett prospektmeddelande sparar Flow en kopia i e-postlådans mapp Skickat, om en e-postlåda är kopplad. Kopian kan utebli. Kunden ska inte spara särskilda kategorier av personuppgifter i Flow.

5.3 Konfidentialitet och säkerhet

De personer hos Haimoo som behandlar uppgifterna har tystnadsplikt. De genomförda skydden är TLS-kryptering vid överföring, bcrypt-hashvärden av lösenord, lagring av sessionsidentifierare enbart som hashvärden, avgränsning av företag på radnivå i databasen, roller, begränsning av inloggningsförsök, kryptering av e-postlådans lösenord och Shipit-nyckeln samt GPG-krypterade säkerhetskopior. Haimoo lovar inte att skydden eliminerar all risk.

5.4 Bistånd och incidenter

Haimoo hjälper Kunden i rimlig omfattning med registrerades begäranden, konsekvensbedömningar och myndighetsärenden. Haimoo meddelar om personuppgiftsincidenter utan onödigt dröjsmål. Haimoo lämnar på begäran de uppgifter som visar att avtalet följs och tillåter en rimlig granskning vid en överenskommen tidpunkt på ett sätt som inte äventyrar andra kunders uppgifter.

5.5 Underbiträden, överföringar och upphörande

Kunden ger en allmän fullmakt att använda de tjänsteleverantörer som i punkt 6 är märkta som underbiträden. Haimoo meddelar om tillägg eller byte per e-post minst 30 dagar i förväg, utom om säkerhet, kontinuitet eller lag kräver en snabbare ändring. Kunden kan av motiverat skäl invända mot ändringen. Haimoo binder underbiträdena till motsvarande skyldigheter och ansvarar för deras verksamhet. Vid överföringar utanför EES används en godkänd överföringsmekanism.

När avtalet upphör återlämnar Haimoo uppgifterna på Kundens begäran enligt punkt 4 och raderar dem enligt punkt 2.5, om inte lag kräver att de bevaras.

6. Underbiträden och andra dataflöden

• Hetzner Online GmbH, underbiträde. Servrar och säkerhetskopior i Helsingfors. Alla uppgifter i Flow.
• Planeetta Internet Oy / Domainhotelli, underbiträde. Förmedling av all e-post som Flow skickar. Mottagare, ämne och innehåll.
• Google Workspace, underbiträde när ett meddelande innehåller Kundens uppgifter. Meddelanden till hello@haimoo.fi, som begäranden om support, radering och fakturering.
• Anthropic, underbiträde. AI-agenter av typen Claude i Haimoos tekniska administration enligt punkt 2.3. Bara de uppgifter som agenten läser i administrationsarbetet.
• Stripe, självständig tjänsteleverantör. Betalningar, abonnemang och fakturor. Företagets namn, adress, FO-nummer, betalarens e-post och betalningsuppgifter. Kortuppgifter anges bara i Stripes betalningsvy. Stripe verkar enligt sina egna villkor och sin integritetspolicy.
• Patent- och registerstyrelsen, öppen data från en myndighet. Kontroll av FO-nummer vid registreringen.
• Shipit, Kundens egen tjänst. Bara om Kunden tar den i bruk med sin egen nyckel. Avsändarens och mottagarens namn, adress, e-post och telefon samt paketets uppgifter.
• Kundens e-postserver, Kundens egen tjänst. Bara om Kunden kopplar en e-postlåda. Inloggning, läsning av meddelanden och kopior av skickade meddelanden.