Flow'n ehdot ja tietosuoja.

1. Käyttöehdot

1.1 Osapuolet ja palvelu

Palvelun tarjoaa Haimoo Company Oy, Y-tunnus 3639335-2, Haimoontie 248, 03400 Vihti, Suomi ("Haimoo"). Yhteysosoite on hello@haimoo.fi.

Asiakas on yritys, jonka puolesta Flow-tili avataan. Flow on tarkoitettu Suomessa rekisteröidyille yrityksille. Rekisteröityminen vaatii suomalaisen Y-tunnuksen, voimassa olevan kaupparekisterimerkinnän ja sen, että sähköpostin verkkotunnus vastaa yrityksen Patentti- ja rekisterihallitukselle ilmoittamaa verkkosivua. Tiedot tarkistetaan viraston avoimesta datasta. Palvelua ei tarjota kuluttajille. Tilin avaaja vakuuttaa, että hänellä on oikeus tehdä tilaus ja hyväksyä nämä ehdot yrityksen puolesta.

1.2 Hinta ja maksu

Flow maksaa 155 euroa kuukaudessa sisältäen arvonlisäveron 25,5 prosenttia (123,51 euroa + alv). Hinta koskee koko yritystä, eikä se riipu käyttäjien määrästä. Kokeilujaksoa ei ole. Laskutus alkaa, kun omistaja tekee tilauksen Stripen maksunäkymässä. Stripe käsittelee maksutavan, maksut ja laskut. Haimoo ilmoittaa hinnanmuutoksesta sähköpostitse vähintään 30 päivää etukäteen.

1.3 Käyttäjät ja vastuu tiedoista

Yrityksessä on kaksi roolia: omistaja ja jäsen. Omistaja hallitsee asetuksia, Saapuneita, prospekteja, ostotietoja, käyttäjiä ja laskutusta. Asiakas vastaa käyttäjistään, tunnustensa suojaamisesta ja siitä, että sillä on oikeus käsitellä Flow'hun tallentamiaan tietoja ja lähettää viestit, jotka se lähettää Flow'sta. Liittämänsä postilaatikon ja Shipit-tilin on oltava Asiakkaan hallinnassa.

1.4 Palvelun taso

Flow toimitetaan sellaisena kuin se on. Haimoo kehittää palvelua, ja ominaisuudet voivat muuttua. Tässä versiossa ei luvata tiettyä saatavuusprosenttia, vasteaikaa, palautumisaikaa tai hyvitystä. Tuki on sähköpostitse osoitteessa hello@haimoo.fi.

1.5 Maksuhäiriö, keskeytys ja päättyminen

Jos maksu epäonnistuu, käyttö jatkuu seitsemän päivää ensimmäisestä epäonnistumisesta. Sen jälkeen pääsy tietoihin estyy. Jos Stripe päättää tilauksen, se aloitetaan uudelleen laskutusnäkymästä. Tiedot säilyvät.

Haimoo voi keskeyttää yrityksen käytön maksuriidan, väärinkäytön, sopimusrikkomuksen tai tietoturvapoikkeaman vuoksi. Keskeytys katkaisee voimassa olevat istunnot heti ja estää pääsyn liiketoimintatietoihin. Se ei lopeta tilausta eikä Stripen laskutusta: omistaja voi yhä kirjautua ja perua tilauksen.

1.6 Tietojen omistus ja käyttö

Asiakkaan tiedot ovat Asiakkaan. Haimoo omistaa ohjelmiston ja sen dokumentaation. Haimoo ei käytä Asiakkaan tietoja mainontaan, profilointiin tai mallien kouluttamiseen, eikä Flow-sovellus lähetä niitä tekoälypalveluille. Haimoo ilmoittaa etukäteen ja hakee hyväksynnän, jos tämä muuttuu. Haimoon ylläpidon käyttämistä tekoälyagenteista kerrotaan kohdassa 2.3.

1.7 Vastuunrajoitus

Haimoo ei vastaa välillisistä vahingoista, kuten menetetystä voitosta tai myynnistä. Haimoon kokonaisvastuu rajoittuu Asiakkaan viimeisten 12 kuukauden aikana maksamiin maksuihin. Rajoitukset eivät koske tahallista tai törkeän huolimatonta toimintaa.

1.8 Ehtojen muutos ja sovellettava laki

Haimoo ilmoittaa olennaisesta ehtomuutoksesta sähköpostitse vähintään 30 päivää etukäteen. Jos Asiakas ei hyväksy muutosta, se voi perua tilauksen ennen muutoksen voimaantuloa. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Riidat ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla ja sen jälkeen Helsingin käräjäoikeudessa. Jos eri kieliversiot poikkeavat toisistaan, suomenkielinen versio ratkaisee.

2. Tietosuojaseloste

2.1 Roolit

Haimoo Company Oy on rekisterinpitäjä käyttäjätilien, kirjautumisen, laskutuksen, asiakassuhteen, tukipyyntöjen ja palvelun turvallisuuslokien osalta. Asiakas on rekisterinpitäjä Flow'hun tallentamilleen asiakkaidensa, yhteyshenkilöidensä ja muiden henkilöiden tiedoille, ja Haimoo käsittelee niitä Asiakkaan lukuun kohdan 5 mukaisesti.

2.2 Tiedot, joista Haimoo on rekisterinpitäjä

• Käyttäjätili: nimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite, salasanan bcrypt-tiiviste, rooli, tilin tila, sähköpostin vahvistusaika ja aikaleimat. Jos käyttäjä ottaa käyttöön biometrisen kirjautumisen, myös laitteen julkinen avain ja nimi.
• Istunto: istuntotunnuksen tiiviste, laitteen nimi, viimeinen käyttöaika ja vanhenemisaika.
• Rekisteröityminen ja laskutus: yrityksen nimi, Y-tunnus, osoite, puhelinnumero, tilin avaajan nimi, rooli ja vakuutuksen ajankohta, laskutustiedot, Stripen asiakas- ja tilaustunnisteet sekä tilauksen tila.
• Turvallisuus ja ylläpito: kirjautumisyritysten tiivisteet, palvelinlokit (IP-osoite, aika, pyynnön metodi ja polku, tila ja kesto), lähetettyjen tilitiedotteiden vastaanottaja ja tila, tapahtumaloki sekä keskeytysten historia ja syykoodi. Syykoodi voi olla henkilötieto, jos Asiakas on yksityinen elinkeinonharjoittaja. Haimoon sisäiset tukimuistiinpanot.

Käsittelyn tarkoitus on palvelun tuottaminen, sopimuksen ja laskutuksen hoitaminen, väärinkäytösten estäminen ja lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Peruste on sopimus ja sitä edeltävät toimet, kirjanpidon osalta lakisääteinen velvoite ja turvallisuuslokien osalta Haimoon oikeutettu etu suojata palvelua ja selvittää häiriöitä. Tiedot saadaan käyttäjältä itseltään, Asiakkaalta, Stripeltä ja Patentti- ja rekisterihallituksen avoimesta datasta. Haimoo ei tee rekisteröityä koskevia oikeusvaikutteisia automaattisia päätöksiä.

2.3 Kuka näkee tiedot

Haimoon ylläpitonäkymä näyttää yritykset, omistajan ja käyttäjien nimet, käyttäjätunnukset ja sähköpostit, tilien tilat, viimeisen kirjautumisen, tilauksen tilan ja laskutuspäivät, lukumäärät, viimeisen tilauksen ajan, tapahtumalokin, tukimuistiinpanot sekä sähköpostilokin ja kutsut peitettyinä. Se ei avaa tilauksia, asiakkaita tai viestejä, eikä ylläpito voi kirjautua käyttäjänä. Palvelinta ja tietokantaa ylläpitävillä Haimoon henkilöillä ja heidän ohjaamillaan tekoälyagenteilla (Anthropicin Claude) on silti tekninen pääsy tietoihin. Pääsyä käytetään vain, kun häiriön selvitys, tietoturva, laki tai Asiakkaan pyyntö sitä edellyttää. Jos agentti lukee tietoja tällöin, ne voivat siirtyä Anthropicille.

2.4 Sijainti ja siirrot

Flow ja sen tietokanta toimivat Hetzner Online GmbH:n palvelimella Helsingissä. Salatut varmuuskopiot kopioidaan Haimoon erilliselle palvelimelle. Stripe, Google ja Anthropic voivat käsitellä tietoja myös ETA-alueen ulkopuolella omien ehtojensa ja siirtomekanismiensa mukaisesti. Asiakkaan itse valitsema postipalvelin voi sijaita missä tahansa, ja Asiakas vastaa siitä.

2.5 Säilytys ja poistaminen

• Istunto vanhenee kahdeksassa tunnissa. Kertakäyttöiset linkit: kutsu ja rekisteröitymislinkki 7 päivää, sähköpostin vahvistus 24 tuntia.
• Tilin ja yrityksen tiedot säilyvät asiakkuuden ajan. Flow ei poista niitä automaattisesti. Tiedot säilyvät myös tilauksen päätyttyä, jotta tilauksen voi aloittaa uudelleen, kunnes Asiakas pyytää poistoa.
• Poistopyyntö lähetetään osoitteeseen hello@haimoo.fi. Palvelussa ei ole koko yrityksen tai tilin poistotoimintoa, mutta yksittäisiä tietoja, kuten tilauksia, yhteyshenkilöitä ja prospekteja, voi poistaa itse. Haimoo poistaa tai anonymisoi tiedot 30 päivän kuluessa pyynnöstä, lukuun ottamatta kirjanpitotietoja ja tietoja, joita tarvitaan oikeusvaateisiin tai tietoturvapoikkeamien selvittämiseen.
• Sovelluksen palvelinlokit säilytetään enintään 12 kuukautta.
• Varmuuskopiot poistuvat kierrosta: tuotantopalvelimella on seitsemän uusinta kopiota ja erillisellä palvelimella 14 uusinta sekä kaikki alle 14 päivää vanhat. Poistettu tieto häviää niistä kierron myötä.
• Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaan.

2.6 Oikeudet

Voit pyytää pääsyä tietoihisi, niiden oikaisua tai poistoa, rajoittaa käsittelyä, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja pyytää tietojen siirtoa osoitteesta hello@haimoo.fi. Jos tietosi ovat Flow'ssa toisen yrityksen asiakkaana tai yhteyshenkilönä, pyyntö osoitetaan ensisijaisesti sille yritykselle, ja Haimoo auttaa sitä. Voit tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

3. Evästeet ja selaintallennus

Flow-sovellus ei käytä evästeitä, mainontaa eikä seurantaa. Kirjautumistunnus säilyy selaimen sessionStorage-muistissa, joka tyhjenee välilehden sulkeutuessa. Sama muisti pitää rekisteröitymisen aikana väliaikaisen tunnuksen. Selaimen localStorage-muistiin tallentuu kielivalinta, biometrisen kirjautumisen vihje, viimeisin postihaku ja työnäkymän tila, kuten viimeksi avatut välilehdet, paahtolistan merkinnät ja pakkausvaihe.

Tuotesivusto mittaa käyntejä Haimoon omalla Haimoo Analytics -palvelulla. Se ei käytä evästeitä eikä tallenna selaimeen mitään. Selain lähettää sivun osoitteen, viittaavan sivun ja kampanjatunnisteet. IP-osoitetta käytetään päivittäin vaihtuvan kävijätunnisteen sekä maan ja kaupungin päättelyyn, eikä sitä tallenneta analytiikkatietokantaan. Tallennamme sivun polun, viittaavan sivun verkkotunnuksen, selaimen, käyttöjärjestelmän ja laitetyypin enintään kolmeksi vuodeksi. Tuotesivuston ja mittauksen palvelinlokiin jää IP-osoite, aika, pyyntö, viittaava sivu ja selaimen tunniste 14 päivän ajaksi. Peruste on Haimoon oikeutettu etu ymmärtää sivuston käyttöä. Sovelluksessa tätä mittausta ei ole.

4. Peruutus ja palautukset

Omistaja voi perua tilauksen milloin tahansa Flow'n laskutusnäkymästä tai Stripen asiakasportaalista. Peruutus tulee voimaan maksetun kuukauden lopussa, ja käyttö jatkuu siihen asti. Sen jälkeen pääsy tietoihin päättyy, kunnes tilaus aloitetaan uudelleen.

Alkanutta kuukautta ei hyvitetä käyttämättä jääneen ajan perusteella. Virheellinen tai kahteen kertaan tehty veloitus korjataan: kirjoita osoitteeseen hello@haimoo.fi ja kerro yritys, laskun tunniste ja veloituspäivä. Älä lähetä kortin numeroa sähköpostitse.

Kun haluat tiedot mukaan ennen lähtöä, itse saa CSV-tiedostona näkyvän tilauslistan yhteenvedon (enintään 1000 uusinta tilausta), asiakaskohtaisen raportin, kuukausimyynnin ja omistaja varastotaulukon. Kaikkia tietoja ei voi viedä itse. Muut tiedot, kuten asiakkaat, yhteyshenkilöt, tuotteet ja viestit, toimitamme pyynnöstä koneluettavassa muodossa 30 päivän kuluessa.

5. Tietojenkäsittelysopimus

5.1 Kohde ja ohjeet

Tämä kohta on Asiakkaan ja Haimoon välinen sopimus henkilötietojen käsittelystä (GDPR 28 artikla). Käsittelyn kohde on Flow-palvelun tuottaminen, ja se kestää sopimuksen ajan ja kohdan 2.5 mukaisen poiston loppuun. Käsittely on tallennusta, järjestämistä, hakua, muokkausta, näyttämistä Asiakkaan käyttäjille, viestien lähettämistä Asiakkaan pyynnöstä, vientiä ja poistamista.

Haimoo käsittelee henkilötietoja vain Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaan, joita ovat nämä ehdot ja Asiakkaan toimet palvelussa, ellei laki velvoita muuhun. Haimoo ilmoittaa Asiakkaalle, jos ohje sen arvion mukaan rikkoo tietosuojalakia.

5.2 Rekisteröidyt ja tiedot

Rekisteröityjä ovat Asiakkaan asiakkaat, heidän yhteyshenkilönsä, prospektit, toimittajat, tilaajat, vastaanottajat ja sähköpostin lähettäjät. Tietoja ovat nimi, yhteystiedot, yritys ja Y-tunnus, toimitusosoite, tilaukset, muistiinpanot, prospektitiedot, myyntimahdollisuudet, tehtävät, toiminnot, tunnisteet, asiakashinnat ja lähetysten tiedot. Viesteistä tallentuu lähetettyjen viestien vastaanottaja, aihe ja koko sisältö. Saapuneista viesteistä tallentuu tunnetun asiakkaan tai prospektin lähettäjä, aihe, aika ja enintään 1000 merkin ote. Liitteitä ei tallenneta. Tuntemattomien lähettäjien viestejä ei tallenneta.

Kun omistaja avaa Saapuneet- tai Prospektit-näkymän (enintään viiden minuutin välein) tai painaa hakupainiketta, Flow lukee Saapuneet-kansion 25 uusimman viestin otsikkotiedot ja tunnettujen lähettäjien viestien tekstin. Se ei merkitse tai poista viestejä. Prospektiviestistä Flow tallentaa kopion postilaatikon Lähetetyt-kansioon, jos postilaatikko on liitetty. Kopio voi jäädä syntymättä. Asiakkaan ei pidä tallentaa Flow'hun erityisiä henkilötietoryhmiä.

5.3 Luottamuksellisuus ja turvallisuus

Tietoja käsittelevät Haimoon henkilöt ovat salassapitovelvollisia. Toteutetut suojaukset ovat TLS-salaus siirrossa, salasanojen bcrypt-tiivisteet, istuntotunnusten tallennus vain tiivisteinä, yritysten rajaus tietokannassa rivitasolla, roolit, kirjautumisyritysten rajoitus, postilaatikon salasanan ja Shipit-avaimen salaus sekä GPG-salatut varmuuskopiot. Haimoo ei lupaa, että suojaukset poistavat kaiken riskin.

5.4 Avustaminen ja loukkaukset

Haimoo auttaa Asiakasta kohtuullisesti rekisteröityjen pyynnöissä, vaikutustenarvioinneissa ja viranomaisasioissa. Haimoo ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä. Haimoo antaa pyynnöstä tiedot, joilla sopimuksen noudattaminen osoitetaan, ja sallii kohtuullisen tarkastuksen sovittuna aikana niin, ettei se vaaranna muiden asiakkaiden tietoja.

5.5 Alikäsittelijät, siirrot ja päättyminen

Asiakas antaa yleisen valtuutuksen käyttää kohdassa 6 alikäsittelijöiksi merkittyjä palveluntarjoajia. Haimoo ilmoittaa lisäyksestä tai vaihdosta sähköpostitse vähintään 30 päivää etukäteen, paitsi jos turvallisuus, jatkuvuus tai laki vaatii nopeampaa muutosta. Asiakas voi vastustaa muutosta perustellusta syystä. Haimoo sitoo alikäsittelijät vastaaviin velvoitteisiin ja vastaa niiden toiminnasta. ETA-alueen ulkopuolisissa siirroissa käytetään hyväksyttyä siirtomekanismia.

Sopimuksen päättyessä Haimoo palauttaa tiedot Asiakkaan pyynnöstä kohdan 4 mukaan ja poistaa ne kohdan 2.5 mukaan, ellei laki vaadi säilyttämistä.

6. Alikäsittelijät ja muut tietovirrat

• Hetzner Online GmbH, alikäsittelijä. Palvelimet ja varmuuskopiot Helsingissä. Kaikki Flow'n tiedot.
• Planeetta Internet Oy / Domainhotelli, alikäsittelijä. Kaikkien Flow'n lähettämien sähköpostien välitys. Vastaanottaja, aihe ja sisältö.
• Google Workspace, alikäsittelijä, kun viesti sisältää Asiakkaan tietoja. Osoitteeseen hello@haimoo.fi tulevat viestit, kuten tuki-, poisto- ja laskutuspyynnöt.
• Anthropic, alikäsittelijä. Claude-tekoälyagentit Haimoon teknisessä ylläpidossa kohdan 2.3 mukaisesti. Vain ne tiedot, jotka agentti lukee ylläpitotyössä.
• Stripe, itsenäinen palveluntarjoaja. Maksut, tilaus ja laskut. Yrityksen nimi, osoite, Y-tunnus, maksajan sähköposti ja maksutiedot. Korttitiedot annetaan vain Stripen maksunäkymässä. Stripe toimii omien ehtojensa ja tietosuojakäytäntönsä mukaan.
• Patentti- ja rekisterihallitus, viranomaisen avoin data. Y-tunnuksen tarkistus rekisteröitymisessä.
• Shipit, Asiakkaan oma palvelu. Vain jos Asiakas ottaa sen käyttöön omalla avaimellaan. Lähettäjän ja vastaanottajan nimi, osoite, sähköposti ja puhelin sekä paketin tiedot.
• Asiakkaan postipalvelin, Asiakkaan oma palvelu. Vain jos Asiakas liittää postilaatikon. Kirjautuminen, viestien luku ja lähetettyjen kopiot.