Opas paahtimolle
Tilaus- ja toimitusvahvistukset: mitä kuuluu viestiin ja kenelle se lähtee.
Tilausvahvistus kertoo asiakkaalle, että tilaus on otettu vastaan ja milloin kahvi tulee. Toimitusvahvistus kertoo, että kahvi on matkalla. Hyvä vahvistus on lyhyt, siinä on tiedot joiden perusteella asiakas huomaa virheen ajoissa, ja se menee oikeille ihmisille.
Haimoo Company Oy · Julkaistu 1.11.2026 · Lukuaika noin 4 minuuttia
Miksi vahvistus kannattaa lähettää
Vahvistus on viimeinen hetki, jolloin väärä jauhatus tai väärä päivä on helppo korjata. Sen jälkeen kahvi on jo paahdettu. Se myös vähentää soittoja: kun asiakas tietää toimituspäivän, sitä ei tarvitse kysyä.
Tilausvahvistukseen kuuluu
- Tilausnumero, jotta asiakas voi viitata siihen.
- Tuotteet määrineen ja pussikokoineen.
- Jauhatus riveittäin, jos kahvi jauhetaan.
- Toimituspäivä ja toimitustapa: kuljetus vai nouto.
- Toimitusosoite, varsinkin jos asiakkaalla on useita.
- Hinta, ja se, onko se arvonlisäverollinen vai ilman.
- Yhteystieto, johon voi vastata suoraan.
Toimitusvahvistukseen kuuluu
Sama tilausnumero, mitä lähti, milloin se on perillä tai noudettavissa ja mahdollinen seurantatieto. Jos tilaus toimitetaan osissa, kerro, mitä lähti nyt ja mitä tulee myöhemmin.
Esimerkkiviesti
Aihe: Tilausvahvistus 1052: toimitus torstaina
Hei Ella,
Kiitos tilauksesta. Toimitamme torstaina 5.11. osoitteeseen Rantakatu 1, Kaupunki.
6 × 1 kg Rituaali, papu
10 × 250 g Rituaali, suodatinjauhatus
Jos jokin on väärin, vastaa tähän viestiin viimeistään tiistaina.
Esimerkin nimet ja luvut ovat keksittyjä.
Kenelle viesti lähtee
Yrityksen pääosoite ei aina ole sama ihminen, joka tilasi. Ravintolassa tilaaja, keittiö ja hankinta voivat olla eri ihmisiä. Lähetä vahvistus niille, jotka tarvitsevat sen, ja lähetä jokaiselle oma viesti: silloin kukaan ei näe toisten osoitteita, ja tervehdys voi olla henkilökohtainen.
Yleisimmät virheet
- Vahvistus lähtee väärään osoitteeseen, koska kopioitiin vanha viesti.
- Jauhatus puuttuu, ja asiakas huomaa sen vasta paketista.
- Toimituspäivä on epämääräinen, kuten "ensi viikolla".
- Ei tiedetä, lähtikö viesti, ja se lähetetään kahdesti tai ei lainkaan.
Miten Haimoo Flow tekee tämän
Flow'ssa vahvistus lähtee tilaukselta. Esikatselu näyttää viestin vastaanottajan silmin, ja vastaanottajiksi voi valita asiakkaan pääosoitteen ja yhteyshenkilöt. Jokainen saa oman viestinsä omalla nimellään, eikä viestiä voi lähettää muuhun kuin asiakkaan omaan osoitteeseen. Tilauksen historiassa näkyy jokainen lähetys osoitteineen. Lue lisää Tilauksista.
Kysymyksiä vahvistuksista
Kaikki kysymyksetMitä tilausvahvistukseen kuuluu?
Tilausnumero, tilatut tuotteet määrineen ja pussikokoineen, jauhatus, toimituspäivä, toimitustapa ja toimitusosoite sekä hinta. Lisäksi yhteystieto, johon voi vastata, jos jokin on väärin.
Kenelle vahvistus kannattaa lähettää?
Asiakkaan pääosoitteeseen ja sille henkilölle, joka tilasi tai ottaa kahvin vastaan. Isossa ravintolassa tilaaja, keittiö ja hankinta voivat olla eri ihmisiä.
Mitä eroa on tilaus- ja toimitusvahvistuksella?
Tilausvahvistus kertoo, että tilaus on otettu vastaan ja milloin se toimitetaan. Toimitusvahvistus kertoo, että kahvi on lähtenyt tai noudettavissa.