Merkit siitä että taulukko on muuttunut riskiksi
Tieto kirjataan käsin useaan paikkaan
Kun sama tilaus, asiakas tai luku pitää syöttää ensin sähköpostista taulukkoon ja sieltä vielä johonkin toiseen järjestelmään, jokainen käsin tehty siirto on tilaisuus virheelle. Mitä useampi kopiointivaihe, sitä todennäköisemmin jossain kohtaa tieto eroaa alkuperäisestä.
Kukaan ei ole varma mikä versio on oikea
Kun taulukkoa muokkaa useampi ihminen, tai sitä tallennetaan useaan paikkaan, syntyy helposti tilanne jossa kukaan ei ole varma kumpi versio on ajan tasalla. Tämä on erityisen riskialtista silloin kun taulukko vaikuttaa suoraan asiakkaalle näkyvään asiaan, kuten toimitukseen tai laskutukseen.
Sama työvaihe toistuu joka päivä samanlaisena
Jos taulukon täyttäminen on muuttunut rutiiniksi jonka joku tekee joka päivä samalla tavalla, se on yleensä merkki siitä että työvaihe voitaisiin tehdä automaattisesti, ilman että kukaan tekee sitä käsin joka kerta.
Yksi ihminen kantaa hiljaista tietoa taulukon rakenteesta
Kun vain yksi henkilö tietää miten taulukko oikeasti toimii, mitä välilehteä pitää muokata missäkin vaiheessa ja mitä kaavaa ei saa rikkoa, yritys on riippuvainen siitä yhdestä ihmisestä. Jos hän on poissa, työ pysähtyy tai virheiden riski kasvaa.
Taulukko ei enää kerro kokonaiskuvaa
Kun tietoa on useassa erillisessä taulukossa tai tiedostossa, kokonaiskuvan saaminen vaatii manuaalista yhdistelyä. Se tarkoittaa että päätöksiä tehdään usein vanhentuneen tai osittaisen tiedon varassa.
Mitä kannattaa tehdä ennen kuin vaihtaa työkalua
Ei kannata hypätä suoraan uuteen järjestelmään pelkän tunteen perusteella. Kannattaa ensin kuvata mikä nykyisessä tavassa on hidasta, virhealtista tai riskialtista, ja kenelle. Tämä auttaa rajaamaan mikä osa työstä oikeasti pitää ratkaista ensin, ja mikä voi jäädä taulukkoon vielä hetkeksi.