Mikä Haimoo Roastery on
Haimoo Roastery on pieni kahvipaahtimo Vihdin Haimoossa. Sen pyörittää Haimoo Company Oy:n perustaja ja toimitusjohtaja Omid Rokhsatzadeh. Roastery on Haimoon ensimmäinen asiakas: se on käyttöympäristö, jossa Haimoon ohjelmistoja rakennetaan ja käytetään ensin, ennen kuin niitä tarjotaan muille yrityksille.
Alkuperäinen ongelma
Roasteryn B2B-tilaukset tulivat sisään sähköpostilla, WhatsAppilla tai puhelimella soittamalla. Tilaukset kirjattiin talteen Exceliin tai Notepadiin.
Missä oli hajanaisuutta
Kun tilaus oli valmis, se piti syöttää käsin rahtitoimittajan portaaliin ja lähetystarra tuli tulostaa sieltä erikseen. Pakkauslista oli omassa Excel-tiedostossaan, jota täytettiin manuaalisesti ja joka tallennettiin pilvikansioon myöhempää käyttöä varten. Työvaihe oli siis hajautunut usean erillisen paikan välille: sähköposti tai WhatsApp tilauksen vastaanottoon, Excel tai Notepad kirjaamiseen, rahtitoimittajan oma portaali tarran tulostukseen, ja erillinen Excel pakkauslistalle.
Myös kestotilausten hallinta oli hankalaa. Rahtitoimittajan oma lisäosa kestotilauksiin olisi maksanut 200 euroa kuukaudessa, eikä se silti olisi tehnyt kaikkea sitä mitä Roastery tarvitsi.
Mitä rakennettiin
Ratkaisu kokoaa nämä erilliset vaiheet samaan paikkaan: kestotilaukset ja osoitetarratulostus hallitaan nyt yhdestä näkymästä. Lisäksi ratkaisuun rakennettiin automaattinen sähköpostin lukeminen, tunnisteen eli tiketin luonti saapuvasta viestistä, ja asiakkaalle lähtee heti ensimmäinen automaattinen vastaus. Mukana on myös pieni liikevaihtoseuranta, joka on parantanut näkyvyyttä B2B-puoleen.
Mitä tuotteita ja komponentteja käytetään
Ratkaisu on Haimoo Flow. Se on tuotannon työkalu: sitä ei ole räätälöity yksinomaan Roastery-paahtimolle, eikä sillä ole ulkoisia maksavia asiakkaita.
Miten sitä käytetään oikeassa työssä
B2B-tilaukset ja kestotilaukset hallitaan samasta paikasta kuin ennen hajallaan olleet vaiheet: tilauksen vastaanotto, kestotilauksen ylläpito ja osoitetarran tulostus. Saapuva sähköposti muuttuu automaattisesti tunnistettavaksi tiketiksi, ja asiakas saa heti automaattisen ensivastauksen ilman että kukaan Roasterylla ehtii vastata käsin.
Mitä opittiin
Pieni liikevaihtoseuranta on tuonut selkeämmän näkyvyyden B2B-puolen tilanteeseen, joka aiemmin eli hajallaan eri tiedostoissa ja palveluissa. Kestotilausten kaltainen toistuva työ kannattaa rakentaa omaan järjestelmään silloin kun valmis lisäosa on kallis eikä silti tee kaikkea tarvittavaa.
Mikä on yhä kesken
Ratkaisu kattaa toistaiseksi B2B-puolen tilaus-, kestotilaus- ja lähetystyön. Muita Roasteryn työvaiheita ei ole vielä kuvattu tähän käyttötarinaan.