CompanyAutomaatio kannattaa aloittaa kohdasta, joka toistuu usein ja samalla tavalla. Paras ensimmäinen kohde ei yleensä ole näyttävin. Se on pieni työvaihe, jonka tekeminen käsin keskeyttää muun työn ja jonka lopputulos voidaan tarkistaa helposti.
Tässä oppaassa rajaat yhden työvaiheen toteutuskelpoiseksi kokonaisuudeksi. Et tarvitse teknistä suunnitelmaa. Tarvitset kuvauksen siitä, mitä tapahtuu nyt, mistä työ alkaa, milloin se on valmis ja missä tilanteessa ihmisen pitää ottaa vastuu.
Sinulla on yhden sivun rajaus työvaiheesta, jonka voi toteuttaa ja testata ilman koko toimintatavan uusimista.
Etsi työ, joka keskeyttää päivän
Seuraa omaa työtäsi muutaman päivän ajan. Merkitse ylös tehtävät, jotka alkavat samasta tapahtumasta ja päättyvät aina lähes samaan lopputulokseen. Hyviä ehdokkaita ovat esimerkiksi tiedon kopiointi järjestelmästä toiseen, saapuneen tilauksen tarkistus tai vakioilmoituksen lähettäminen.
Älä valitse tehtävää vain siksi, että se ärsyttää. Tarkista myös toistuvuus, sääntöjen selkeys ja virheen vaikutus. Harvoin tehtävä, jatkuvasti muuttuva tai vaikeasti tarkistettava työ sopii huonosti ensimmäiseksi automaatioksi.
Tee näin
- Kirjaa viikon ajan jokainen toistuva käsityövaihe.
- Merkitse kuinka usein työ tehdään ja mikä sen käynnistää.
- Valitse työ, jossa tavallinen tapaus on helppo kuvata yhdellä säännöllä.
Rajaa yksi selkeä alku ja loppu
Kirjoita työn alku yhdellä lauseella. Esimerkiksi: uusi hyväksytty tilaus saapuu. Kirjoita sitten valmis lopputulos: toimitusrivi on luotu ja vastuuhenkilö on saanut ilmoituksen. Jos alku tai loppu sisältää monta eri vaihtoehtoa, rajaa niistä ensin yleisin.
Listaa vain tiedot, joita tavallinen tapaus tarvitsee. Nimeä myös järjestelmä, josta kukin tieto tulee. Näin vältät tilanteen, jossa automaatio joutuu arvaamaan kahden ristiriitaisen tiedon välillä.
Tee näin
- Nimeä käynnistävä tapahtuma.
- Nimeä valmis ja tarkistettava lopputulos.
- Listaa tarvittavat tiedot ja niiden lähteet.
- Kirjaa kuka omistaa työn ennen automaatiota ja sen jälkeen.
Erottele tavallinen tapaus poikkeuksista
Automaation ei tarvitse ratkaista kaikkea. Sen pitää hoitaa tavallinen tapaus luotettavasti ja pysähtyä turvallisesti, kun tieto puuttuu tai sääntö ei täyty. Poikkeuksen käsittely kuuluu ihmiselle, joka ymmärtää tilanteen ja voi tehdä päätöksen.
Kuvaa jokaiselle tärkeälle poikkeukselle kolme asiaa: miksi työ pysähtyi, kuka saa tiedon ja mistä työ jatkuu korjauksen jälkeen. Pelkkä virheilmoitus ei riitä, jos käyttäjä ei tiedä mitä tehdä seuraavaksi.
Tarkista ainakin nämä
- Pakollinen tieto puuttuu tai on väärässä muodossa.
- Sama tapahtuma näyttää saapuneen kahdesti.
- Lähdejärjestelmä ei vastaa.
- Toimenpide vaatii hyväksynnän ennen jatkamista.
Mittaa nykyinen työ ennen rakentamista
Mittaa lähtötilanne ennen kuin muutat mitään. Kirjaa kuinka monta kertaa työ tehdään viikossa, paljonko yksi kerta vie aktiivista aikaa ja kuinka usein tehtävä palaa korjattavaksi. Arvio riittää, kun se perustuu havaintoihin eikä tunteeseen.
Ajan säästö ei ole ainoa hyöty. Myös lyhyempi odotus, vähäisempi virhemäärä ja selkeämpi vastuu voivat ratkaista enemmän. Valitse kuitenkin yksi päämittari, jotta onnistuminen ei muutu myöhemmin tulkintakysymykseksi.
Tee näin
- Mittaa nykyinen määrä ja käytetty aika.
- Valitse yksi onnistumisen päämittari.
- Sovi milloin tulosta verrataan lähtötilanteeseen.
Testaa pienellä määrällä oikeaa työtä
Aloita rajatulla aineistolla ja pidä vanha työtapa hetken rinnalla. Tarkista jokainen lopputulos, kunnes tiedät, että tavalliset tapaukset ja tärkeät poikkeukset käyttäytyvät sovitusti. Näin virhe ei ehdi levitä suureen määrään työtä.
Käyttöönotto on valmis vasta, kun joku omistaa seurannan. Nimeä henkilö, joka huomaa pysähtyneen työn, tarkistaa poikkeukset ja päättää muutoksista. Automaation tarkoitus on vähentää käsityötä, ei tehdä siitä näkymätöntä.
Tarkista ainakin nämä
- Rajaa ensimmäinen käyttö oikeaan mutta pieneen aineistoon.
- Vertaa tulosta käsin tehtyyn työhön.
- Kirjaa virheet ja niiden syyt.
- Laajenna käyttöä vasta, kun sovittu mittari paranee.
Tarkistuslista ennen kuin jatkat
- Yksi käynnistävä tapahtuma on nimetty.
- Valmis lopputulos voidaan tarkistaa.
- Tiedot ja niiden lähteet on kirjattu.
- Poikkeuksilla on omistaja ja jatkotapa.
- Lähtötilanne ja yksi onnistumisen mittari on mitattu.