CompanyLaskutus jää helposti varsinaisen työn jälkeen hoidettavaksi. Silloin valmiit työt odottavat laskua, kuitit ovat eri paikoissa ja maksujen tarkistus siirtyy päivästä toiseen. Ongelma ei yleensä ratkea yhdellä pitkällä kuukausiurakalla.
Kevyt viikkorutiini pitää työn liikkeessä pienissä osissa. Tässä oppaassa rakennat järjestyksen, joka toimii käyttämästäsi laskutusohjelmasta riippumatta. Kirjanpidon ja verotuksen yksityiskohdat sovitaan aina oman kirjanpitäjän kanssa.
Sinulla on toistuva työjärjestys ja näkyvät tilat, joiden avulla keskeneräinen laskutustyö löytyy yhdellä katselulla.
Valitse viikosta pysyvä laskutushetki
Varaa kalenterista sama aika joka viikolle. Valitse hetki, jolloin suurin osa viikon töistä on tiedossa mutta mahdolliset korjaukset ehtivät vielä mukaan. Lyhyt toistuva aika toimii paremmin kuin epämääräinen tehtävälista.
Aloita aina samassa järjestyksessä. Tarkista ensin laskuttamattomat työt, sitten luonnokset, lähetetyt laskut, maksut ja lopuksi kuitit. Kun järjestys pysyy samana, huomaat puuttuvan vaiheen nopeammin.
Tee näin
- Avaa lista valmiista mutta laskuttamattomista töistä.
- Tee tai viimeistele laskuluonnokset.
- Lähetä tarkistetut laskut.
- Tarkista maksut ja erääntyvät laskut.
- Tallenna viikon kuitit ja kulut.
Pidä jokaisella laskulla yksi selkeä tila
Laskun tila kertoo seuraavan tehtävän. Käytä pieni määrä sanoja, joiden merkitys ei vaihdu: luonnos, valmis lähetettäväksi, lähetetty, maksettu ja selvitettävä. Vältä tiloja, jotka kuvaavat tunnetta tai epävarmuutta, kuten ehkä valmis.
Tilojen pitää näkyä samassa työlistassa. Jos laskun tila selviää vain sähköpostista, pankista tai muistista, tarkistus vie joka kerta turhaa aikaa. Merkitse myös päivämäärä, jolloin seuraava tarkistus tehdään.
Tarkista ainakin nämä
- Luonnos: tiedot ovat vielä kesken.
- Valmis lähetettäväksi: sisältö on tarkistettu.
- Lähetetty: vastaanottaja ja lähetyspäivä näkyvät.
- Maksettu: suoritus on yhdistetty laskuun.
- Selvitettävä: syy ja vastuuhenkilö on kirjattu.
Tee lasku lähellä valmista työtä
Kerää laskutustiedot silloin, kun työ valmistuu. Asiakkaan nimi, sovittu hinta, toimitettu sisältö ja mahdollinen viite ovat silloin vielä helposti tarkistettavissa. Jos tietoja kerätään vasta viikkojen päästä, laskutuksesta tulee selvitystyötä.
Sovi itsesi kanssa yksinkertainen valmis-määritelmä. Työ ei ole hallinnollisesti valmis ennen kuin laskun tarvitsemat tiedot ovat tallessa. Laskua ei tarvitse aina lähettää heti, mutta sen tekemiseen tarvittava tieto ei saa jäädä muistin varaan.
Tee näin
- Tarkista asiakkaan laskutustiedot.
- Kirjaa mitä toimitettiin ja milloin.
- Varmista sovittu hinta ja maksuehto.
- Tallenna mahdollinen viite tai tilausnumero.
Tallenna kuitti silloin kun se syntyy
Kuitin etsiminen myöhemmin vie enemmän aikaa kuin sen tallentaminen ostoksen yhteydessä. Valitse yksi paikka, johon kaikki kuitit menevät riippumatta siitä, tulivatko ne sähköpostilla, paperilla vai ladattavana tiedostona.
Lisää kuitille heti vähintään ostopäivä, myyjä ja lyhyt kuvaus siitä, mihin hankinta liittyi. Jos et tiedä kirjanpidollista käsittelyä, älä arvaa. Merkitse kuitti kysyttäväksi ja käy se läpi kirjanpitäjän kanssa.
Tarkista ainakin nämä
- Kuva tai tiedosto on luettavissa.
- Päivä ja summa näkyvät.
- Hankinnan tarkoitus on kirjattu.
- Epäselvä kuitti on merkitty kysyttäväksi.
Siirrä poikkeus pois tavallisesta jonosta
Puuttuva viite, osasuoritus, hyvitys tai väärä vastaanottaja tarvitsee erillisen selvityksen. Älä jätä poikkeusta tavallisten laskujen väliin. Nosta se omalle listalle, jossa näkyvät syy, vastuuhenkilö ja seuraava toimenpide.
Tavallisen työn pitää voida jatkua, vaikka yksi tapaus odottaa vastausta. Käy selvitettävien lista läpi viikoittain. Sulje kohta vasta, kun korjaus näkyy sekä laskulla että maksujen seurannassa.
Tee näin
- Kirjaa poikkeuksen syy.
- Nimeä henkilö, jolta vastaus tarvitaan.
- Aseta seuraava tarkistuspäivä.
- Merkitse ratkaisu ja sulje tapaus.
Tee kuukauden lopussa lyhyt tarkistus
Viikkorytmi hoitaa suurimman osan työstä. Kuukauden lopussa tarvitset vain varmistuksen siitä, ettei mitään jäänyt väliin. Vertaa valmiita töitä laskuihin, lähetettyjä laskuja maksuihin ja kuitteja kuluihin.
Kirjaa toistuva puute seuraavan kuukauden parannukseksi. Jos sama tieto puuttuu jatkuvasti, muuta työvaihetta siinä kohdassa, jossa tieto syntyy. Älä rakenna uutta muistilistaa paikkaamaan vanhaa puutetta.
Tarkista ainakin nämä
- Kaikki valmiit työt on laskutettu tai merkitty odottamaan.
- Lähetettyjen laskujen tila on tarkistettu.
- Kuitit ovat yhdessä paikassa.
- Selvitettävillä tapauksilla on seuraava toimenpide.
Tarkistuslista ennen kuin jatkat
- Kalenterissa on vakioitu laskutushetki.
- Laskuilla on yhteisesti ymmärrettävät tilat.
- Laskutustiedot kerätään työn valmistuessa.
- Kuitit tallennetaan yhteen paikkaan heti.
- Poikkeukset käsitellään erillisellä listalla.