Automaatio: sama työvaihe ilman käsin tekemistä

Automaatio tarkoittaa sitä, että työvaihe joka on tähän asti tehty käsin, tehdään jatkossa itsestään. Tyypillinen merkki automaation tarpeesta on se, että sama manuaalinen työ tehdään uudelleen joka päivä samalla tavalla: tietojen kopiointia, tarkistuksia, tiettyjen viestien lähettämistä tai tietyn tiedoston täyttämistä.

Esimerkki: kun saapuvasta sähköpostista pitää joka kerta käsin tunnistaa mistä tilauksesta on kyse ja lähettää asiakkaalle vahvistus, tämä vaihe voidaan automatisoida niin että järjestelmä lukee viestin, tunnistaa sen ja lähettää ensimmäisen vastauksen itse.

Integraatio: tieto kulkee kahden järjestelmän välillä

Integraatio tarkoittaa sitä, että kaksi tai useampi järjestelmä yhdistetään niin että tieto kulkee niiden välillä ilman että kukaan siirtää sitä käsin. Integraation tarve syntyy silloin kun yrityksellä on jo useampi erillinen palvelu käytössä, mutta ne eivät puhu keskenään.

Esimerkki: kun tilaus syntyy yhdessä järjestelmässä mutta se pitää syöttää käsin toiseen järjestelmään, esimerkiksi rahtitoimittajan omaan portaaliin, integraatio poistaa tämän käsin syöttämisen vaiheen kokonaan.

Miksi ero kannattaa tietää

Automaatio ratkaisee ongelman yhden työvaiheen sisällä. Integraatio ratkaisee ongelman kahden tai useamman järjestelmän välillä. Usein tarvitaan molempia: ensin yhdistetään järjestelmät (integraatio), ja sen jälkeen automatisoidaan se mitä yhdistetyllä tiedolla tehdään (automaatio). Jos ratkaisua lähdetään rakentamaan väärän käsitteen ympärille, päädytään helposti joko liian suppeaan tai tarpeettoman laajaan ratkaisuun.

Miten tunnistaa kumpaa oma yritys tarvitsee

  • Jos ongelma on se että sama käsin tehtävä vaihe toistuu joka päivä yhden järjestelmän sisällä, kyse on todennäköisesti automaation tarpeesta.
  • Jos ongelma on se että tieto pitää siirtää käsin järjestelmästä toiseen, kyse on todennäköisesti integraation tarpeesta.
  • Jos molempia esiintyy, kannattaa rajata ensin pienin toimiva kokonaisuus joka ratkaisee suurimman käsin tehtävän vaiheen, eikä yrittää ratkaista kaikkea kerralla.